Compliance bezeichnet den Akt der Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Verfahren und Standards, die für eine bestimmte Branche oder Einheit gelten. Sein Kern liegt in der Befolgung interner und gesetzlicher Vorschriften zur Minderung von Risiken und zur Wahrung der Integrität und des Rufs der Organisation.
Corporate Compliance beinhaltet die Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen durch Organisationen. Eine sinnvolle Compliance-Strategie versucht sicherzustellen, dass alle relevanten Gesetze und ethischen Grundsätze eingehalten werden, um finanzielle Verluste und rechtliche Probleme zu vermeiden.
Durch die Umsetzung der Compliance-Vorschriften und -Protokolle des Unternehmens kann ein Firmen die Wahrscheinlichkeit von Fehlverhalten, Pannen oder Kontroversen mindern. Dies trägt wesentlich dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und der Öffentlichkeit in das Unternehmen zu stärken. Darüber hinaus schützt eine solide Compliance-Kultur den Ruf des Unternehmens und garantiert dessen finanzielle Gesundheit und nachhaltiges Wachstum.
Corporate Compliance ist ein umfangreiches Feld, das ein Regelwerk für verschiedene Themen wie Anti-Korruption, Datensicherheit, Umweltschutz, Arbeits- und Beschäftigungsprotokolle, Wettbewerbsgesetze und Steuergesetze umfasst. Für Gesellschaften ist es von entscheidender Relevanz sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter und Führungskräfte diese Vorschriften verstehen und einhalten. Unternehmen können die Verwirklichung durch Schulungen, Überwachung und Berichterstattung überwachen. Bei Nichteinhaltung können Unternehmungen Sanktionen wie Disziplinarmaßnahmen oder sogar die Entlassung von Mitarbeitern verhängen.
Die Einbeziehung von Corporate Compliance in den Rahmen der Corporate Governance ist ein grundlegender Aspekt, der hilft, Risiken zu mindern und das Unternehmen zu schützen. Es obliegt den Unternehmen, eine wirksame Unternehmens-Compliance-Strategie umzusetzen und aufrechtzuerhalten, um den Interessen ihrer Aktionäre, Auftraggeber und der Gesellschaft gerecht zu werden.
Compliance-Standards in Bezug auf Sicherheit
Die Compliance der IT-Branche konzentriert sich auf das Respektieren von Gesetzen zur Bewahrung sensibler Daten. Compliance-Standards wie GDPR, PCI-DSS und ISO 27001 leiten Wegweisungen und Verfahren in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit.
Die Aufrechterhaltung guter Compliance-Praktiken ist für jede Gesellschaft von größter Bedeutung, um ethisch und innerhalb der gesetzlichen Grenzen zu arbeiten. Durch die Konformität dieser Vorschriften können die Interessen von Mitarbeitern und Partnern gewahrt werden. Andererseits kann die Missachtung dieser Richtlinien zu schwerwiegenden Konsequenzen wie hohen Bußgeldern, Reputationsschäden und sogar rechtlichen Sanktionen führen.
Um gesetzliche und regulatorische Anforderungen einzuhalten und mögliche Gefahren zu mindern, haben zahlreiche Konzerne Compliance-Initiativen und interne Kontrollverfahren etabliert.
Um wertvolle Unterlagen zu schützen und den Informationsschutz zu wahren, ist es für Betriebe unerlässlich, sich an entsprechende Zertifizierungen und Compliance-Richtlinien zu halten. ISO 27001, SOC 2, HIPAA, GDPR und PCI DSS sind einige Beispiele für Compliance Guidelines und Zertifizierung, die Unternehmen zum Absichern von Personen-, Kunden- und Unternehmensdaten verwenden können.
Unternehmen, die ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) implementieren und aufrechterhalten möchten, können von der ISO 27001-Zertifizierung profitieren, die weltweite Anerkennung bietet. Das ISMS beinhaltet einen strukturierten Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Unternehmensdaten. Die ISO 27001-Zertifizierung ist eine entscheidende Maßnahme für Unternehmen, die die Vollziehung internationaler Konventionen zur Informationssicherheit anstreben.
Das Rahmenwerk Service Organization Controls 2 (SOC 2) dient der Bewertung von Serviceorganisationen. Seine umfassenden Berichte analysieren und bewerten die Wahrung der Datenintegrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit eines Unternehmens in seinen Systemen. Die SOC 2-Zertifizierung ist besonders wertvoll für Cloud-basierte Dienstanbieter und Benutzer gleichermaßen.
Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das einen Maßstab für den Obhut von Gesundheitsdaten festlegt. Diese Gesetzgebung wirkt sich auf alle Einrichtungen aus, die medizinische Informationen verarbeiten oder archivieren, einschließlich medizinischer Einrichtungen, Krankenhäuser und Versicherungsanbieter. Um den Einhalt strenger Ansprüche zur Absicherung von Gesundheitsinformationen zu gewährleisten, müssen Gesundheitsorganisationen eine HIPAA-Zertifizierung erhalten.
Die von der Europäischen Union durchgesetzte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) standardisiert die Richtlinie für die Verwaltung personenbezogener Daten innerhalb der EU. Unter Wahrung des Datenschutzes und der Sicherheit personenbezogener Unterlagen müssen Unternehmen betroffene Menschen über die Datenverarbeitung informieren. Jedes Unternehmen, das personenbezogene Angaben innerhalb der EU verarbeitet oder speichert, muss die DSGVO-Bestimmungen einhalten, um Strafen zu verhindern. Daher ist die Regeltreue der DSGVO ein wesentlicher Aspekt für alle Unternehmen.
Um die Sicherheit von Zahlungskarteninformationen aufrechtzuerhalten, hat die Payment Card Industry (PCI) PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) als Sicherheitsstandard entwickelt. Die Aufrechterhaltung dieser Norm ist für Unternehmen, die Kreditkartenzahlungen akzeptieren, obligatorisch, um den Schutz der Kartendaten zu gewährleisten.
Branchen und Unternehmenstypen unterscheiden sich hinsichtlich der erforderlichen Zertifizierungen und Standards. ISO 27001 ist ein Paradebeispiel für Informationssicherheitsmanagement, während sich die Zahlungskartenindustrie auf PCI DSS verlässt und das Gesundheitswesen sich an HIPAA hält. Die Compliance dieser Zertifikate zeigt das Engagement des Unternehmens für den Schutzschild sensibler Merkmale und die Stärkung seiner Systeme, wodurch das Vertrauen von Partnern gewonnen wird.
Ein Compliance-Management-System (CMS) ist ein System zur Verwaltung der Compliance
Gesellschaften streben danach, gesetzliche Vorschriften, Richtlinie und Normen einzuhalten, und ein Compliance Management System (CMS) ist ein organisatorischer Rahmen, der ihnen dies ermöglicht. Das CMS ist eine Reihe von Verfahren und Techniken zur Erkennung, Bewertung, Überwachung und Regulierung von Compliance-Risiken. Üblicherweise besteht ein umfassendes Compliance-Management-System aus folgenden Komponenten:
- Um die Befolgung von Vorschriften sicherzustellen, entwickelt die Unternehmensleitung eine Compliance-Richtlinie, die die zu beachtenden Grundsätze formuliert.
- Um die Erfüllung von Vorschriften sicherzustellen, führt die Firma eine gründliche Analyse der Compliance-Risiken durch, bewertet ihre Wahrscheinlichkeit und Auswirkung und erstellt schließlich ein Risikoprofil.
- Um Compliance-Risiken entgegenzuwirken, wird ein umfassendes Programm mit Richtlinie, Verfahren und Kontrollen formuliert und von der Institution umgesetzt.
- Um die Beachtung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten, werden die für Compliance-Angelegenheiten oder -Entscheidungen verantwortlichen Mitarbeiter über das Compliance-Programm der Organisation und die einschlägigen Vorgaben informiert.
- Die Firma beaufsichtigt gewissenhaft Compliance-Richtlinien und -Verfahren, überwacht deren Realisierung und versorgt das Management regelmäßig mit detaillierten Berichten über den Compliance-Status sowie potenzielle Compliance-Risiken.
Um das Risiko rechtlicher oder finanzieller Gegenreaktionen zu mindern, ist ein Compliance-Management-System für jedes Unternehmen von entscheidender Wichtigkeit. Ein CMS ermöglicht es ihnen, Compliance-Risiken effektiv zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Darüber hinaus stärkt es das Vertrauen und die Verlässlichkeit von Geschäftskunden im Unternehmen.
Compliance-Management-Systeme für das Compliance Management
Compliance Management ist ein entscheidender Aspekt des Betriebs einer Organisation, der die Implementierung gesetzlicher Forderungen und Industriestandards beinhaltet. Es erfordert die Identifizierung und Bewertung von Compliance-Bedrohungen, die Formulierung und Verlässlichkeit von Strategien und Verfahren zu ihrer Eindämmung, die Überwachung des Befolgens von Vorschriften und das Management regelmäßiger Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeitende. Der Erfolg hängt stark von der Wirksamkeit ihrer Compliance-Management-Prinzipien ab, die eine entscheidende Rolle bei der Wahrung ihres Rufs und ihrer finanziellen Sicherheit spielen und gleichzeitig rechtliche Konsequenzen verhindern.
Compliance Management befasst sich mit den Theorien, Konzepten und Praktiken, die für die Einrichtung und Ausführung einer Compliance-Richtlinie und Compliance-Management-Systemen erforderlich sind. Während die Compliance-Management-Praxis darauf abzielt, diese Programme in umzusetzen.
Die Compliance-Management-Theorie umfasst eine breite Palette von Konzepten, einschließlich Risikomanagement, Governance und Ethik. Unterschiedliche Modelle wie COSO, ISO 19600 und OCEG bieten unterschiedliche Ansätze zur Implementierung von Compliance-Management-Systemen.
Die Entwicklung und Implementierung eines erfolgreichen Compliance-Programms hängt von mehreren wesentlichen Faktoren ab, darunter die Identifizierung potenzieller Risiken, die Erstellung von Grundsätzen und Verfahren, die Schulung von Mitarbeiterinnen und die Einrichtung von Überwachungs- und Berichtsverfahren und Compliance-Management-Systeme. Um über sich entwickelnde Risiken und Anforderungen auf dem Laufenden zu bleiben, sind häufige Überprüfungen und Aktualisierungen des Compliance-Management-Systems erforderlich.
Um rechtliche und finanzielle Auswirkungen durch Compliance-Verstöße zu vermeiden, ist es für Unternehmen wichtig, Theorie und Praxis des Compliance-Managements zu übernehmen und anzuwenden. Auf diese Weise können sie ihre Compliance-Ziele effektiv erreichen.
Governance
Governance ist der Akt der Erstellung und Durchsetzung von Vorschriften, Protokollen und Benchmarks (Regelkonformität), um sicherzustellen, dass eine Organisation ethisch und effizient arbeitet und ihre Ziele erreicht.
Der Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) hat sich zu einem weithin anerkannten Maßstab für gute Unternehmensführung und -kontrolle börsennotierter Unternehmen in Deutschland entwickelt. Der Kodex enthält Vorschläge und Leitlinien zu Bereichen wie Rechnungslegung, Transparenz, Vorstandsvergütung und Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat. Stakeholder, Investoren und Aktionäre nutzen ihn, um die Führung und Leistung eines Unternehmens zu bewerten, was ihn zu einer wichtigen Referenz macht. Die Beachtung des DCGK ist nicht verpflichtend, wird aber von der Deutschen Corporate Governance Kommission angeregt, um das Vertrauen in Kapitalmarkt und Organisation zu stärken.
Compliance aller Vorschriften in den sozialen Medien sicherstellen
Die Praxis der Social Media Compliance umfasst die Konformität rechtlicher, ethischer und regulatorischer Maßstäbe, wenn Unternehmen Social-Media-Plattformen nutzen, um ihre Produkte, Dienstleistungen oder Marken zu vermarkten. Dies ist ein entscheidender Aspekt, da eine solche Verwendung Risiken birgt, darunter Verstöße gegen Datenschutzgesetze, die Verbreitung falscher Informationen, die Verletzung von Urheberrechten und die Verletzung von Werberichtlinien.
Unternehmungen sollten Richtlinien und Protokolle erstellen, um die Regeltreue von Social Media durchzusetzen, akzeptable Praktiken für Angestellte skizzieren und relevante gesetzliche und regulatorische Standards einhalten. Es sollte eine angemessene Schulung angeboten werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gut über erlaubte und verbotene Handlungen auf Social-Media-Plattformen informiert sind.
Um die Markenintegrität zu wahren, das Vertrauen der Kunden zu fördern und den Ruf des Unternehmens zu schützen, ist es wichtig, die Compliance aller Vorschriften in den sozialen Medien sicherzustellen. Andernfalls können erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken entstehen.
Gewährleistung der Befolgung von Vorschriften und Wahrung des Datenschutzes
Datenschutz und Compliance sind eng miteinander verbunden, wobei der Datenschutz ein entscheidender Aspekt der Compliance ist. Während Compliance die Befolgung festgelegter Gesetze beinhaltet, bezieht sich Informationsschutz auf die Schutzmaßnahme personenbezogener Daten unter Compliance der Datenschutzgesetze.
Um auf der richtigen Seite der Datenschutzgesetze zu bleiben, müssen Unternehmen Vorschriften wie die DSGVO in der EU oder den CCPA in den USA einhalten. Darüber hinaus müssen sie die notwendigen Vorkehrungen treffen, um personenbezogene Details zu schützen und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu mindern.
Es obliegt Unternehmen, ihre Mitarbeiter sowohl mit dem Datenschutzrecht vertraut zu machen, als auch Workshops anzubieten, die den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleisten. Darüber hinaus müssen Firmen wirksame Verfahren für die sichere und rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Fakten festlegen und befolgen.
Die Sicherstellung der Compliance von Datenschutzgesetzen ist ein entscheidendes Element der Compliance und eine unverzichtbare Maßnahme zum Bewahrung der Privatsphäre und der Rechte von Persönlichkeiten, deren Profile verarbeitet werden.
Erfüllung der Comliance in der Kommunikation sicherstellen und Informationen austauschen
Der Erfolg bei der Erfüllung von Vorschriften hängt weitgehend von der Effektivität der Kommunikation ab. Dies liegt daran, dass effektive Verständigung eine entscheidende Rolle spielt, um sicherzustellen, dass die Compliance-Strategie erfolgreich ist.
Damit ein Unternehmen die Compliance-Vorschriften einhält, ist es zwingend erforderlich, dass alle Mitarbeiter entsprechend informiert und geschult werden. Eine klare und verständliche Kommunikation der Compliance-Anforderungen und -Verfahren sollte Priorität haben, und regelmäßige Aktualisierungen sollten implementiert werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gut informiert und auf dem neuesten Stand sind.
Um Compliance sicherzustellen, ist es für Betriebe von entscheidender Tragweite, eine offene Kommunikationskultur zu schaffen, in der Mitarbeiter potenzielle Verstöße oder Bedenken melden können. Anonyme Hinweisgeber-Hotlines oder andere Kanäle können bereitgestellt werden, um die Meldung von Compliance-Verstößen zu erleichtern.
Ein klarer und effektiver Informationsaustausch von Compliance-Anforderungen kann eine entscheidende Rolle bei der Steigerung des Compliance-Bewusstseins in einer Organisation spielen. Dies wiederum kann die Möglichkeit minimieren, gegen gesetzliche oder behördliche Bestimmungen zu verstoßen.
Sicherstellung der Compliance Verbindlichkeit von Gleichberechtigung und Unparteilichkeit
Die Sicherstellung der Compliance Verbindlichkeit am Arbeitsplatz ist untrennbar mit der Förderung der Gleichstellung verbunden. Dies beinhaltet das Befolgen relevanter Gesetze, Regelwerk und Richtlinie zur Gleichbehandlung und Diversität aller Mitarbeiter.
Es ist zwingend erforderlich, dass Unternehmen ohne Vorurteile oder Voreingenommenheit arbeiten und alle Mitarbeiter gleich behandeln, unabhängig von Geschlecht, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, sexueller Orientierung oder anderen Unterscheidungsmerkmalen. Um dies zu erreichen, sollten Maßnahmen wie die Förderung von Vielfalt am Arbeitsplatz, die Erstellung umfassender Gleichstellungspläne und die Überprüfung von Arbeitsprozessen sowie Regeln zur Beseitigung von Diskriminierungen ergriffen werden.
Die Compliance von Gleichbehandlungsvorschriften ist nicht nur ein moralisches Gebot, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung, um Klagen und Bußgelder zu verhindern. Unternehmen sind dafür verantwortlich, ihren Arbeitnehmern entsprechende Schulungen zur Verfügung zu stellen, um Diskriminierung zu vermeiden und die Gleichstellung am Arbeitsplatz zu fördern.
Wenn Regelungen und Guidelines zur Chancengleichheit eingehalten werden, fördert dies eine Atmosphäre der Inklusion, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und erfolgreich zu sein.
Konformität von Compliance Vorschriften sicherstellen und körperliches Wohlbefinden fördern
Im Gesundheitswesen ist die Beziehung zwischen der Konformität von Regeln und guten Gesundheitsergebnissen klar. Bei einer Vielzahl von Vorschriften für das Gesundheitswesen ist das Erfüllen der Compliance Regeln von entscheidender Ernsthaftigkeit. Oberstes Ziel ist es, eine hervorragende Patientenversorgung zu gewährleisten und dabei die gesetzlichen und regulatorischen Grenzen einzuhalten.
Die Befolgung gesetzlicher und regulatorischer Grundlagen und Standards an die Gesundheit ist angesichts der schwerwiegenden Folgen einer Nichteinhaltung von entscheidender Dringlichkeit. Die Patientensicherheit ist gefährdet und Strafen können zu finanziellen Verlusten und Rechtsstreitigkeiten führen. Daher müssen Gesundheitseinrichtungen umfassende Compliance-Programme einrichten, um die Compliance Durchsetzung zu gewährleisten.
Die Erfüllung der Vorschriften im Gesundheitswesen muss strikt eingehalten werden, insbesondere in Bezug auf Vorschriften zum Bewahren der Privatsphäre und der Patienten, zur Sicherung elektronischer Patientenakten (EHRs) und zur Beachtung klinischer Studien und Forschungsstandards.
Die Aufrechterhaltung von Compliance-Programmen kann dazu beitragen, die Heiligkeit klinischer Studien zu schützen, Drogenmissbrauch und Betrug zu verhindern und eine genaue Abrechnung von Dienstleistungen sicherzustellen. Durch die Compliance Disziplin gesetzlicher Vorschriften können sich medizinische Einrichtungen das Vertrauen von Patienten und der Gesellschaft sichern und gleichzeitig ihre eigene finanzielle Stabilität und Langlebigkeit fördern.
IT-Compliance, Verhaltenskodex und Verhaltensrichtlinien
Unternehmen entwickeln häufig einen Verhaltenskodex, um ethische Grundsätze und das erwartete Verhalten für Mitarbeiter und Mitglieder zu skizzieren. Dieses Dokument dient als Standard, der von allen innerhalb der Organisation eingehalten werden muss.
Der Zweck der Einführung eines Verhaltenskodex innerhalb eines Betriebes besteht darin, ihre Grundsätze und Ziele aufrechtzuerhalten, indem Mitarbeiter und Mitglieder verpflichtet werden, bestimmte Richtlinien zu befolgen. Solche Richtlinien können Bereiche wie Ethik, den Verzicht auf Korruption, die Compliance gesetzlicher und regulatorischer Rahmenbedingungen sowie soziale und ökologische Verantwortung sowie IT-Compliance umfassen.
Die Implementierung eines Ethikkodex kann das Vertrauen der Stakeholder in eine Unternehmung stärken und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Fehlverhalten, Pannen oder rufschädigenden Kontroversen mindern. Abnehmer, Lieferanten und die allgemeine Öffentlichkeit vertrauen eher einer Organisation, die sich an einen strengen Verhalten Kodex hält.
Um die Comliance Korrektheit eines Verhaltenskodex sicherzustellen, können Organisationen Schulungs-, Überwachungs- und Berichterstattungsmethoden einsetzen. Darüber hinaus können Unternehmen Sanktionen gegen Mitglieder oder Mitarbeiter verhängen, die gegen ihren Verhalten Kodex verstoßen. Dazu können Disziplinarmaßnahmen wie die Kündigung des Arbeitsverhältnisses gehören.
Transparenzregister gegen illegale Aktivitäten
Eine umfassende Datenbank, das so genannte Transparenzregister, sammelt Unternehmensdaten über die wirtschaftlich Berechtigten verschiedener Unternehmen. Das Hauptziel dieses Registers besteht darin, Transparenz und Offenheit in Bezug auf die Eigentumsstruktur solcher Unternehmen zu fördern.
Das Unternehmensregister enthält Angaben zu den Eigentümern, die an Unternehmen mit Deutschlandbezug beteiligt sind. Diese werden gemeinhin als wirtschaftlich Berechtigte bezeichnet und sind definiert als diejenigen, die über 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte an einem Betrieb halten oder eine maßgebliche Kontrolle über dessen Betrieb ausüben – ob direkt oder indirekt.
Seit 2017 schreibt das deutsche Gesetz die Verwendung eines Transparenzregisters vor, um Vorfälle wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere illegale Aktivitäten zu unterbinden. Vorrangiges Ziel des Registers ist es, Transparenz zu fördern und Vertrauen in die Wirtschaft zu schaffen. Unternehmen müssen diese Verordnung einhalten und aktuelle Angaben zu ihren wirtschaftlichen Eigentümern im Transparenz-Register machen.
Das Transparenzregister ist ein leistungsfähiges Instrument, das bestimmten Behörden wie Polizei, Staatsanwaltschaft und Bundeszentralamt für Steuern den Zugriff auf Betriebsdaten über wirtschaftlich Berechtigte ermöglicht. Dennoch können auch Interessierte das Register konsultieren, um Informationen über Organisationen und ihre Inhaber zu erhalten.
Lösungen zur Sicherstellung der Compliance
Als Compliance Lösungen werden Tools, Prozesse und Technologien bezeichnet, die Institutionen bei der Compliance einschlägiger gesetzlicher Vorschriften und industrieller Benchmarks unterstützen. Compliance-Lösungen dienen mehreren Zwecken, vom Schutz von Kundendaten und der Befolgung von Datenschutzgesetzen bis hin zur Verhinderung von Geldwäsche und Betrug. Darüber hinaus unterstützen sie Unternehmen bei der Erfüllung von Steuergesetzen, der Durchsetzung von Arbeitssicherheitsstandards und des Erfüllens von Umweltvorschriften.
Compliance Lösungen umfassen im Allgemeinen Tools zur Risikobewertung und zum Management sowie Systeme zur Überwachung, Meldung und Prüfung von Compliance-Verstößen. Compliance-Lösungen sind auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten, da die Compliance-Anforderungen in der Regel je nach Branche und Land unterschiedlich sind.
