Homeoffice: Tipps für effizientes und sicheres Arbeiten

Homeoffice und Remote Office: Das mobile Büro

Remote Office stellt einen neuen Trend in der Arbeitsgestaltung dar. Remote Office ist ein Begriff, der verwendet wird, wenn von zu Hause aus oder unterwegs, außerhalb des Büros gearbeitet werden kann, beispielsweise per Remotedesktop.

Homeoffice

Das Hauptmerkmal der Fernarbeit ist, dass die Mitarbeiter nicht permanent im Büro arbeiten, sondern außerhalb. Gleichzeitig bleibt er über E-Mail, Telefon oder andere technische Kommunikationskanäle mit seinen Arbeitskollegen in Kontakt. Wenn der Mitarbeiter nur von zu Hause aus arbeitet, ist dies genauer gesagt das Homeoffice. Das Remote-Büro umfasst auch alle anderen Arbeitsplätze, z. B. die Arbeit in einem Café. Trotz kleiner Unterschiede werden die Begriffe Homeoffice, Telearbeit und Remote Office häufig synonym verwendet.

 

Im Heimbüro von zu Hause aus arbeiten

Das Home Office, auch als Telearbeit bezeichnet, ist eine flexible Arbeitsform, bei der Mitarbeiter ganz oder teilweise in einer privaten Umgebung arbeiten können. Bei der Teleheimarbeit oder Homeoffice handeln oder schaffen Mitarbeiter in ihrem Heimbüro von zu Hause aus. Bei alternativer Telearbeit (die häufigste Form der Telearbeit) haben Mitarbeiter sowohl einen Arbeitsplatz als auch ein Heimbüro im Unternehmen. Die Mitarbeiter wechseln bei Bedarf zwischen Büro im Unternehmen und Home-Office oder von unterwegs aus auf das Netzwerk zugreifen. Das Homeoffice ist dabei ein mit Rechner (PC, Notebook) und Kommunikationstechnik (Telefon, Internet) ausgestatteter Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung. Der Zugriff erfolgt meist über VPN und Remotedesktop.

Das Home-Office hilft den Mitarbeitern, flexibler tätig zu sein. Dies schafft Vertrauen und Möglichkeiten für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie und geht auch auf die Bedürfnisse der neuen Arbeitswelt ein.

 

Homeoffice und Remote Office oder Heimarbeit

Homeoffice und Remote Office bedeutet Heimarbeit. Diese Art der Arbeit erfordert einen Internetzugang und meist Remotedesktop. Für viele Berufe ist es durchaus möglich, Teilzeit- oder Vollzeitstellen auf der Grundlage des Home-Office-Modells zu gestalten oder eine Kombination mit der Präsenz im Büro, beispielsweise für eine Besprechung.

Neben Arbeitsplätzen in Cafés oder Parks werden moderne "nomadische Arbeitsprinzipien" immer beliebter. "Arbeitsnomaden" sind Arbeitnehmer, die ihren Arbeitsplatz zuhause oder lokal wählen, als auch Mitarbeiter, die international tätig sind.
In den meisten Fällen ist Remote gleichbedeutend mit Home. Remote-Mitarbeiter schreiben, entwerfen, planen und organisieren in einer vertrauten Umgebung auf ihren Heim-PCs. Viele von ihnen träumen vielleicht von einem abgelegenen Büro unter tropischer Sonne. Der Traum, den Beruf am Strand auszuüben, wird immer stärker und als moderne Arbeitsweise akzeptiert.

 

Homeoffice wird immer beliebter

Viele moderne Berufe in den Bereichen Social Media, Vertrieb, Marketing, Support und anderen Bereichen sind ideal für Remote-Büros. Remote Office ist insbesondere in Skandinavien, mitteleuropäischen Ländern und den USA beliebt und oft vertreten.

Die Beschäftigung steht vor einem kulturellen Wandel. Sie können sich überall betätigen, die Arbeitstage frei aufteilen und immer erreichbar sein, aber möglicherweise nicht richtig abschalten - so sieht die moderne Arbeitswelt aus. Flexible Arbeitsmethoden, geeignete Modelle und moderne Technologie sind sowohl ein Segen als auch ein Fluch. Dies ist ein Transformationsprozess, bei dem sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeit überdenken und anpassen müssen.

 

Homeoffice hat Vor- und Nachteile

Homeoffice und Mobile Office können den Mitarbeitern mehr Freiheit bieten. Dies hat Vor- und Nachteile, mit denen sie bestmöglich umgehen müssen. Arbeitsprozesse und Kommunikation werden sich verändern. Das starre Arbeitszeitmodell ist für viele talentierte Mitarbeiter zunehmend unattraktiv geworden. Etwa 75% der Bewerber haben flexible Arbeits- und Arbeitszeiten zu einem wichtigen oder sogar wichtigstes Kriterium für Arbeitgeber gemacht. Bewerber, die Flexibilität in ihrer Arbeit suchen, sollten daher die von ihren Arbeitgebern vorgegebenen Regeln im Voraus checken. Stellenausschreibungen werben gerne mit Flexibilität, aber viele Unternehmen müssen noch Maßnahmen ergreifen, um den Mitarbeitern wirklich mehr Auswahlmöglichkeiten und Spielraum zu bieten.

Heute sind viele Menschen überzeugt, dass ein flexibles Arbeitsmodell die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter steigern, eine bessere Lebensbalance erreichen und das Tun besser an die persönlichen Bedürfnisse und Lebensstile anpassen kann. Gleichzeitig herrscht aber großes Misstrauen gegenüber Homeoffice-Lösungen und der Arbeit an beliebigen Orten. "Arbeitet der Kollege wirklich oder schläft er bis 11.00 Uhr?"

 

Vorteile des Home oder Remote Office

Zeitmanagement: Wenn Sie außerhalb des Büros tätig sind, sparen Sie Zeit für den Arbeitsweg. Stattdessen lässt sich die gesparte Zeit besser nutzen, z.B. länger schlafen, ein ausgewogenes Frühstück genießen oder Sport treiben.

Zeitverschiebung: In den meisten Fällen orientieren sich die Mitarbeiter an ihren Fristen. Am richtigen Ort können Sie die Frist verschieben und einige Stunden Pufferzeit einsparen.

Kosteneinsparungen: Remote-Büros sparen sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber eine Menge Kosten. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber die Kosten für Ressourcen (Miete, Strom, Wasser, Getränke usw.) sparen, die für ein Büro benötigt werden, oder sogar auf kleinere Büroräume umsteigen. Abhängig von Ihrem Arbeitsort im Remote-Office sind die anfallenden Unterhaltskosten sicherlich günstiger. Eine schöne Vorstellung: Bezahlung erfolgt nach dem deutschen Tagessatz, aber zahlen selbst nur asiatische Preise. Unterkunft und Verpflegung sind in Vietnam, Thailand oder Malaysia zu deutlich niedrigeren Preise zu erwerben.

 

Für das Remote-Büro muss die Infrastruktur funktionieren

Konzentration und Motivation: Ob zu Hause, in einem Café oder am Strand, Orte, an denen wir uns wohlfühlen, fördern unsere Aufmerksamkeit und Motivation. Für viele ist es besser, an einem sonnigen Ort zu leben, ein Remote-Büro lässt sich dort bequem einrichten, in dem Sie sich wohl fühlen. Arbeitsplätze in abgelegenen Gebieten oder auf der südlichen Hemisphäre besonders beliebt. Asien, Australien oder Südamerika sind beliebte Orte für das Homeoffice.

Familienfreundlich: Da Sie Ihre Zeit und Arbeit freier bestimmen, haben Sie mehr Möglichkeiten für Freizeit, Hobby, Familie und Freunde.

Infrastruktur: Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Technologie und der steigenden Nachfrage nach Hochgeschwindigkeit wird die Infrastruktur der Internetleitung ständig erweitert und verbessert. Dies bedeutet, dass unter besseren Bedingungen immer mehr Standorte für Remote-Büros verfügbar sind.

 

Nachteile des Home oder Remote Office:

Soziale Isolation: Auch wenn es verlockend klingt, außerhalb des Büros zu wirken, kann es passieren, dass Sie Ihre Kollegen vermissen und sich einsam fühlen.

Mangel an Informationsfluss: Wenn Sie nur un regelmäßig mit dem Büroteam kommunizieren, werden wichtige Informationen schnell verloren gehen. Informationen lassen sich im Büro und am Schreibtisch oder in einer Besprechung schnell austauschen, das ist schwieriger bei Kollegen, die nicht in der Nähe sind.

Schwierigere berufliche Karrierebedingungen: Remote Office bedeutet weniger Kontakt zum Team, aber auch weniger Kontakt zum Chef. Weil sie weniger persönlich Kontakt mit Ihrem Chef haben, sind wahrscheinlich die Chancen der Aufstiegsmöglichkeiten geringer.

 

Flexible Arbeitsmodelle erfordern einen kulturellen Wandel

Flexibles Arbeiten: Regeln für Arbeitgeber

Klare Vereinbarungen treffen: Ein flexibles Arbeitsmodell erfordert eine klare Vereinbarung. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent sowie die Erwartungen klar festgelegt sind, entsteht eine neue und verlässliche Arbeitskultur.

Nutzung freistellen: Die Arbeit in einem Heimbüro ist keineswegs jedermanns Sache: Jeder Mitarbeiter sollte frei entscheiden, ob und in welchem ​​Umfang die Dienste des Unternehmens genutzt werden.

Mitarbeitern vertrauen: Als Arbeitgeber sollten Sie in der Lage sein, Ihren Mitarbeitern zu vertrauen und "loszulassen". Schließlich sind die Ergebnisse wichtig.

Führung der Mitarbeiter: Auch ohne Anwesenheit, ist eine Anleitung erforderlich. Dies bedeutet, dass regelmäßig Kritik sowie Anerkennung und Wertschätzung geäußert werden sollten. In jedem Fall sollte dies per Telefon oder E-Mail erfolgen, aber auch in persönlichen Gesprächen.

Fürsorgepflicht: Arbeitgeber sind für die Betreuung der Arbeitnehmer verantwortlich. Diese Führsorgepflicht gilt auch für flexible Arbeitsplatzmodelle. Dies umfasst die ordnungsgemäße Ausstattung des Heimbüros sowie die Einhaltung bestimmter Pausen, in denen keine Anrufe oder E-Mails getätigt werden sollten.

Besprechungen, Präsentationen und Meetings: Die neue Konferenzkultur fördert einen effizienten Workflow im Team. Es gibt viele Softwarelösungen, mit denen virtuelle Besprechungen abgehalten werden können.

Gemeinsame Teamaktivitäten stärken das Gemeinschaftsgefühl: Eine wichtige Verpflichtung für Arbeitgeber ist die Förderung der Kommunikation und gegenseitigen Wertschätzung, wodurch die Zusammenarbeit und das Bewusstsein der Gemeinschaft gestärkt werden.

 

Flexibles Betätigen: Regeln für Arbeitnehmer

Selbstorganisation und Selbstdisziplin: Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsplatzmodelle erfordern ein hohes Maß an Selbstorganisation. Auch im Homeoffice muss ein produktives Umfeld geschaffen werden. Strukturierte und disziplinierte Mitarbeiter werden im Homeoffice erfahrungsgemäß bessere Leistungen erzielen als Mitarbeiter ohne diese Talente.

Nach Feierabend abschalten: After Work und Urlaub gelten auch für flexible Arbeitsplatzmodelle. Daher sollten die Mitarbeiter klare Arbeitszeiten und Arbeitstage festlegen.

Eignung prüfen: Wenn Sie flexible Arbeitsmethoden ausüben möchten, sollten Sie zunächst prüfen, ob Sie für flexible Arbeitsmodi geeignet sind. Ohne eine feste Struktur und das Büro als "schützende Hülle" fühlen sich viele Menschen unsicher oder unglücklich.

Rhythmus finden: Der Arbeitsrhythmus sollte an Ihre eigene Produktivität, Ihrem Biorhythmus und Ihre persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne die Prozesse im Team ignorieren zu müssen.

Networking ist Pflicht: Homeoffice entbindet die Mitarbeiter nicht von den Pflichten als Teammitglied. Dazu gehören Arbeitsstandards, aber auch soziale Kompetenzen und Austausch von Informationen.

Sorgfalt: Insbesondere für virtuelle Teams ist ein professionelles Wissensmanagement mit einem klaren Ablagesystem obligatorisch.

 

Wie ist man im Homeoffice produktiv?

Die Corona-Pandemie versetzt die gesamte Welt in einen Ausnahmezustand. Möglichst viele Menschen sollen Sozialkontakte meiden, in der eigenen Wohnung bleiben und dort im Homeoffice beschäftigen. So soll die stark ansteigende Ansteckungskurve verlangsamt werden. Für Firmen und Angestellte stellt die rasante Ausbreitung des Sars-CoV-2 / Coronavirus und die Nutzung von Homeoffice im eigen zuhause eine große Herausforderung dar. Nicht jedes Unternehmen ist auf die Arbeit in den eigenen vier Wänden vorbereitet. Doch wie lässt sich der Beruf im Homeoffice wirklich produktiv ausüben?

Home Office

Der technische Fortschritt ermöglicht den Wechsel zwischen der Arbeit im Büro, mobiler Arbeit unterwegs und Homeoffice ohne großen Aufwand. In einigen Unternehmen ist Home Office schon Standard. Das betrifft selbstverständlich nicht alle Berufsgruppen und viele Arbeitnehmer möchten es auch gar nicht nutzen. Homeoffice erfordert Vertrauen und Selbstdisziplin.

Neben Anwendungen, E-Mail, Telefon, gemeinsame Dateiablage und Instant Messaging ist die Videokonferenz eine Möglichkeit, Projekte und Arbeitsabläufe miteinander abzustimmen. Videokonferenzen ermöglichen einen direkten Austausch zwischen Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten und verringern Zeitaufwand und Reisekosten. Ganze Teams können sich über den PC zusammenfinden und sich in Echtzeit unterhalten.

 

Anforderungen: So gelingt mobile Arbeit

Bei vielen Betrieben müssen für das Home-Office erst die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. Computer, Notebooks, VPN, Firewall, Remote Desktop, Terminalserver sowie die zentrale IT-Infrastruktur im Betrieb sind meist nur für wenige gleichzeitige externe Zugänge ausgelegt. In vielen modernen Unternehmen ist mobiles Arbeiten schon länger Alltag.

Im Homeoffice können sich die Mitarbeiter weitmöglich die Arbeitszeit selbst einteilen. Diese Vertrauensarbeitszeit ist für die meisten Unternehmen etwa völlig neues und es wird - auch über die Coronakrise hinaus - ein generelles Umdenken erzeugen.

Im Büro haben Sie meist einen PC-Arbeitsplatz mit eigenem Schreibtisch, ausreichend Platz und Ablage und hoffentlich etwas Ruhe zur Arbeit. Am Arbeitsplatz sollte man sich wohlfühlen und im Homeoffice sollte es ähnlich sein. Richten Sie sich einen ruhigen Platz ein, an dem Sie sich zurückziehen können, denn Zuhause kann es Störquellen geben. Küchenarbeitsplatte, Kindergeschrei, laufender Fernseher und Spielzeug sind keine idealen Voraussetzungen.

 

Homeoffice, der digitale Arbeitsplatz

Wenn ein bequemer Stuhl, ein PC oder Notebook, eine schnelle und stabile Internetverbindung sowie Telefonleitung zur Verfügung stehen, steht dem Zuhause arbeiten ohne Ansteckungsgefahr nichts im Wege, so ist die Arbeit und der Informationsaustausch weiterhin gewährleistet, die Online-Kommunikation und virtuelle Meetings können weiterhin abgehalten werden und Projekte laufen weiter. Ein Arbeitstag im Home Office kann sogar viel konzentrierter und produktiver als im Büro verlaufen. So profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber beiderseitig.

Im Home-Office verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit recht schnell, pflegen Sie eine Zeiterfassung. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EUGH) im Sommer 2019 wird das Thema Arbeitszeiterfassung sehr streng gehandhabt.

Homeoffice erspart viel Zeit und Nerven. Volle Bahnen und Busse oder mit dem Auto im Stau stehen und Parkplatzsuche entfallen. Insofern spart das Zuhause arbeiten auch Geld, weil die Monatskarte oder das Auto gar unnötig sind. Mit Homeoffice ist man deutlich flexibler als am Büroarbeitsplatz, denn Termine mit Lieferanten, Handwerker, Arzt oder Einkaufen lassen sich besser koordinieren.

 

Bürocomputer, Home-PC, Office-PC oder Notebook

Für die Telearbeit wird in der Regel kein leistungsstarker Bürocomputer oder Notebook benötigt. Benötigen Sie einen PC für leistungsstarke Tätigkeiten, dann wird eine leistungsstarke CPU, eine schnelle SSD und ausreichend Arbeitsspeicher benötigt, dann startet Ihr PC innerhalb weniger Sekunden, Programme starten sofort und die Arbeit ist flüssig.

Denken Sie bei der Telearbeit an Sicherheit

Das Homeoffice schafft neue IT-Sicherheitsrisiken für das Unternehmensnetzwerk. Installieren Sie die neuesten Software- und Betriebssystemupdates, verwenden Sie einen Virenscanner, VPN-Zugriff und komplizierte Kennwörter. Öffnen Sie keine E-Mails, niemals andere Anhänge als PDF. Wenn der PC oder Laptop außer von Ihnen auch von Familienmitgliedern verwendet wird, richten Sie aus Sicherheitsgründen Benutzerprofile ein, zumindest für Kinder.

 

Das datensichere Home-Office

  • Lassen Sie den Mitarbeiter im HomeOffice eine Datenschutzerklärung unterzeichnen.
  • Geschäftsdokumente sollten im Schrank des Homeoffice aufbewahrt werden, im besten Fall gibt es ein abschließbares Arbeitszimmer.
  • Der Homeoffice-PC muss durch eine Firewall und einen Virenschutz geschützt sein.
  • Verwenden Sie VPN.
  • Verschlüsseln Sie den Computer und Daten.
  • Verwenden Sie sichere Passwörter.
  • Sperren Sie den Bildschirm, wenn Sie die Arbeit verlassen.
  • Lassen Sie Unternehmensdokumente nicht unbeaufsichtigt.
  • Geschäftsdokumente gehören keineswegs in den Hausmüll oder Altpapier.
  • Speichern Sie keine Daten zu Hause, sondern auf dem Unternehmensserver.
  • Leiten Sie kommerzielle E-Mails nie an Ihre private E-Mail-Adresse weiter.

 

Denken Sie an Ihre Gesundheit

Ein Notebook ist kein vollwertiger Ersatz für einen Arbeitsplatz. Richten Sie das Notebook so aus, dass Sie nicht ständig nach unten schauen müssen. Der obere Rand des Displays sollte sich auf der Höhe der Stirn befinden. Verwenden Sie eine zusätzliche Tastatur und Maus, damit die Körperhaltung am Laptop über Stunden stressfrei ist und zu keinen Verpannungen führt. Ein zusätzlicher Monitor entlastet die Augen, da der Laptop-Bildschirm auf lange Sicht zu klein ist. Ein zweiter Monitor ist sehr praktisch und zusätzliche Erleichterung.

 

Videotelefonie mit Smartphone, Tablet oder Computer

Für ein Videochat ist ein Gerät mit Kamera, Mikrofon und Internetzugang erforderlich. Ein Smartphone über das WLAN-Netz ist ausreichend. Videotelefonate sind eine neue Art der Kommunikation. Hier tauschen sich Mitarbeiter untereinander aus. Nicht nur in Zeiten von Corona, Quarantäne und Homeoffice.

Einige Unternehmen bieten für Team bereits Chat Tools an. Google und Microsoft bieten ihre Tools für Videokonferenzen teilweise kostenlos an. Business Chat ist im neuesten iOS auf dem iPhone oder iPad enthalten und auch mit Slack, Facetime, Snapchat, Facebook Messenger, Zoom, Google Hangouts Meet, Houseparty und anderen Apps sind Video-Gruppenchats möglich.

WhatsApp bietet die Möglichkeit der Videokonferenz mit bis zu vier Personen oder normalen WhatsApp-Anrufen ohne die Videofunktion. Mit Skype werden Besprechungen im Team getätigt. Die Gruppen-Webkonferenzfunktion in HD ermöglicht die Zusammenarbeit von bis zu zehn Personen, auf jedem Gerät und unter jedem Betriebssystem. Das sollte für kurze Meetings im Homeoffice ausreichen.

Skype for Business ermöglicht Onlinebesprechungen mit Gruppen bis zu 250 Personen und bietet Unternehmen mehr Sicherheit. Skype for Business ist kostenpflichtig und für Unternehmen sehr interessant. Die Grundfunktionen sind Instant Messaging, IP-Telephonie, Videokonferenz, Datei-Transfer, Kontakte aus Outlook Microsoft Exchange Server.

Zoom ist eine kostenpflichtige Web-Applikation, die Telefonie, Konferenzen, Schulungen und Instant Messaging unter einer Oberfläche vereint. Es können bis zu 1.000 Videoteilnehmer teilnehmen bis zu 49 Videos gleichzeitig angezeigt werden. Zoom enthält eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine Verwaltung für Benutzerrechte und Passwortschutz. Zoom bietet Team-Chat, Gruppenchats, Suchverläufe, Dateifreigaben und Kalenderfreigaben.

Microsoft Teams ist der Nachfolger für Skype for Business. Microsoft Teams nutzt die gleichen Voraussetzung, Sicherheitsstandard, und technischen Features. Microsoft Teams integriert als Komplettlösung eine Vielzahl von Funktionen wie Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz und Telefon. Am 21. Juni 2021 wird die Nutzung von Skype for Business eingestellt. Schon jetzt sollten alle Kunden von Skype for Business ein Upgrade auf Microsoft Teams durchführen.

Microsoft Teams bietet eine vereinheitlichte Verbesserung der Benutzeroberfläche für Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge. Teams ist in Office 365 integriert, in 26 Sprachen verfügbar und ermöglicht die Einbindung in weiteren Anwendungen. Aufgrund der weltweiten Coronakrise ist Microsoft Teams bis zum Jahr 2021 kostenfrei verfügbar.

Der webbasierende Dienst GoToMeeting bietet eine Plattform für Videoübertragungen und Bildschirmübertragung für bis zu 250 Teilnehmer. 25 Webcams können gleichzeitig genutzt werden.

Google Hangouts Meet bietet verschiedene Werkzeugen wie E-Mail, Terminplaner, Dokumentenbearbeitung und mehr. Google Hangouts Meet ist kostenpflichtig und unterstützt Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern. Die Spracherkennung kann Untertitel in Echtzeit erzeugen, die Sprachbarrieren auflösen kann.

Der webbasierte Dienst Slack (Searchable Log of All Conversation and Knowledge) ist für kleine Teams kostenlos und bietet einen umfangreichen Nachrichtenaustausch. In den Teams können Unterhaltungen in Projekte oder Themen getrennt werden.

Cisco Webex bietet Videokonferenz und diverse Lösungen für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter oder Teams im Unternehmen. Die Teilnehmer können sich bei Webex über Desktop- oder Mobile-Apps in virtuelle Konferenzräume einklinken.

 

Viel Erfolg im Homeoffice

 

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