Homeoffice: Tipps für effizientes und sicheres Arbeiten

Das Home Office, auch als Telearbeit bezeichnet, ist eine flexible Arbeitsform, bei der Mitarbeiter ganz oder teilweise in einer privaten Umgebung arbeiten können. Bei der Teleheimarbeit oder Homeoffice arbeiten Mitarbeiter in ihrem Heimbüro von zu Hause aus. Bei alternativer Telearbeit (die häufigste Form der Telearbeit) haben Mitarbeiter sowohl einen Arbeitsplatz als auch ein Heimbüro im Unternehmen. Die Mitarbeiter können bei Bedarf zwischen Büro im Unternehmen und Home-Office wechseln oder von unterwegs aus auf das Netzwerk zugreifen. Das Homeoffice ist dabei ein mit Rechner (PC, Notebook) und Kommunikationstechnik (Telefon, Internet) ausgestatteter Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung. Der Zugriff erfolgt meist über VPN und Remotedesktop.

Das Home Office kann den Mitarbeitern helfen, flexibler zu arbeiten. Dies schafft nicht nur Vertrauen und Möglichkeiten für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, sondern geht auch auf die Bedürfnisse der neuen Arbeitswelt ein.

 

Wie lässt sich im Home-Office produktiv arbeiten?

Die Corona-Pandemie versetzt die gesamte Welt in einen Ausnahmezustand. Möglichst viele Menschen sollen Sozialkontakte meiden, in der eigenen Wohnung bleiben und dort im Home Office arbeiten. So soll die stark ansteigende Ansteckungskurve verlangsamt werden. Für Firmen und Angestellte stellt die rasante Ausbreitung des Sars-CoV-2 / Coronavirus und die Nutzung von Home Office im eigen zuhause eine große Herausforderung dar. Nicht jedes Unternehmen ist auf das Arbeiten in den eigenen vier Wänden vorbereitet. Doch wie lässt sich im Home Office wirklich produktiv arbeiten?

Home Office

Der technische Fortschritt ermöglicht den Wechsel zwischen der Arbeit im Büro, mobiler Arbeit unterwegs und Home Office ohne großen Aufwand. In einigen Unternehmen ist Home Office schon Standard. Das betrifft selbstverständlich nicht alle Berufsgruppen und viele Arbeitnehmer möchten es auch gar nicht nutzen. Home Office erfordert Vertrauen und Selbstdisziplin.

Neben Anwendungen, E-Mail, Telefon, gemeinsame Dateiablage und Instant Messaging ist die Videokonferenz eine Möglichkeit, Projekte und Arbeitsabläufe miteinander abzustimmen. Videokonferenzen ermöglichen einen direkten Austausch zwischen Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten und verringern Zeitaufwand und Reisekosten. Ganze Teams können sich über den PC zusammenfinden und sich in Echtzeit unterhalten.

 

So gelingt das mobile Arbeiten

Bei vielen Betrieben müssen für das Home-Office erst die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. Computer, Notebooks, VPN, Firewall, Remote Desktop, Terminalserver und die zentrale IT-Infrastruktur im Betrieb sind meist nur für wenige gleichzeitige externe Zugänge ausgelegt. In vielen modernen Unternehmen ist mobiles Arbeiten schon länger Alltag.

Im Home Office können sich die Mitarbeiter weitmöglich die Arbeitszeit selbst einteilen. Diese Vertrauensarbeitszeit ist für die meisten Unternehmen etwa völlig neues und es wird - auch über die Coronakrise hinaus - ein generelles Umdenken erzeugen.

Im Büro haben Sie meist einen PC-Arbeitsplatz mit eigenem Schreibtisch, ausreichend Platz und Ablage und hoffentlich etwas Ruhe zum Arbeiten. Am Arbeitsplatz sollte man sich wohlfühlen und im Home Office sollte es ähnlich sein. Richten Sie sich einen ruhigen Platz ein, an dem Sie sich zurückziehen können, denn Zuhause kann es Störquellen geben. Küchenarbeitsplatte, Kindergeschrei, laufender Fernseher und Spielzeug sind keine idealen Voraussetzungen.

 

Homeoffice, der digitale Arbeitsplatz

Wenn ein bequemer Stuhl, ein PC oder Notebook, eine schnelle und stabile Internetverbindung sowie Telefonleitung zur Verfügung stehen, steht dem Zuhause arbeiten ohne Ansteckungsgefahr nichts im Wege, so ist das Arbeiten und der Informationsaustausch weiterhin gewährleistet, die Online-Kommunikation und virtuelle Meetings können weiterhin abgehalten werden und Projekte müssen nicht stillstehen. Ein Arbeitstag im Home Office kann sogar viel konzentrierter und produktiver als im Büro verlaufen. So können Arbeitnehmer und Arbeitgeber beiderseitig profitieren.

Im Home Office verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit recht schnell, pflegen Sie eine Zeiterfassung. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EUGH) im Sommer 2019 wird das Thema Arbeitszeiterfassung sehr streng gehandhabt.

Home Office erspart viel Zeit und Nerven. Volle Bahnen und Busse oder mit dem Auto im Stau stehen und Parkplatzsuche entfallen. Insofern spart das Zuhause arbeiten auch Geld, weil die Monatskarte oder das Auto gar nicht notwendig sind. Mit Home Office ist man deutlich flexibler als am Büroarbeitsplatz, denn Termine mit Lieferanten, Handwerker, Arzt oder Einkaufen lassen sich besser koordinieren.

 

Bürocomputer, Home-PC, Office-PC oder Notebook

Für die Telearbeit wird in der Regel kein leistungsstarker Bürocomputer oder Notebook benötigt. Benötigen Sie einen PC für leistungsstarke Arbeiten, dann wird eine leistungsstarke CPU, eine schnelle SSD und ausreichend Arbeitsspeicher benötigt, dann startet Ihr PC innerhalb weniger Sekunden, Programme starten sofort und die Arbeit ist flüssig.

 

Denken Sie bei der Telearbeit an Sicherheit

Das Home Office schafft neue IT-Sicherheitsrisiken für das Unternehmensnetzwerk. Installieren Sie die neuesten Software- und Betriebssystemupdates, verwenden Sie einen Virenscanner, VPN-Zugriff und komplizierte Kennwörter. Öffnen Sie keine E-Mails, niemals andere Anhänge als PDF. Wenn der PC oder Laptop nicht nur von Ihnen, sondern auch von Familienmitgliedern verwendet wird, richten Sie aus Sicherheitsgründen Benutzerprofile ein, zumindest für Kinder.

 

Das datensichere Home-Office

  • Lassen Sie den Mitarbeiter im HomeOffice eine Datenschutzerklärung unterzeichnen.
  • Geschäftsdokumente sollten im Schrank des Home Office aufbewahrt werden, im besten Fall gibt es ein abschließbares Arbeitszimmer.
  • Der Homeoffice-PC muss durch eine Firewall und einen Virenschutz geschützt sein.
  • Verwenden Sie VPN.
  • Verschlüsseln Sie den Computer und die Daten.
  • Verwenden Sie sichere Passwörter.
  • Sperren Sie den Bildschirm, wenn Sie die Arbeit verlassen.
  • Lassen Sie Unternehmensdokumente nicht unbeaufsichtigt.
  • Geschäftsdokumente gehören nicht in den Hausmüll oder Altpapier.
  • Speichern Sie keine Daten zu Hause, sondern auf dem Unternehmensserver.
  • Leiten Sie kommerzielle E-Mails nicht an Ihre private E-Mail-Adresse weiter.

 

Denken Sie an Ihre Gesundheit

Ein Notebook ist kein vollwertiger Ersatz für einen Arbeitsplatz. Richten Sie das Notebook so aus, dass Sie nicht ständig nach unten schauen müssen. Der obere Rand des Displays sollte sich auf der Höhe der Stirn befinden. Verwenden Sie eine zusätzliche Tastatur und Maus, damit die Körperhaltung am Laptop über Stunden stressfrei ist und nicht zu Verpannungen führt. Ein zusätzlicher Monitor entlastet die Augen, da der Laptop-Bildschirm auf lange Sicht zu klein ist. Ein zweiter Monitor ist sehr praktisch und zusätzliche Erleichterung.

 

Videotelefonie mit Smartphone, Tablet oder Computer

Für ein Videochat ist ein Gerät mit Kamera, Mikrofon und Internetzugang erforderlich. Ein Smartphone über das WLAN-Netz ist ausreichend. Videotelefonate sind eine neue Art der Kommunikation. Hier können sich Mitarbeiter untereinander austauschen. Nicht nur in Zeiten von Corona, Quarantäne und Home Office.

Einige Unternehmen bieten für Team bereits Chat Tools an. Google und Microsoft bieten ihre Tools für Videokonferenzen teilweise kostenlos an. Business Chat ist im neuesten iOS auf dem iPhone oder iPad enthalten und auch mit Slack, Facetime, Snapchat, Facebook Messenger, Zoom, Google Hangouts Meet, Houseparty und anderen Apps sind Video-Gruppenchats möglich.

WhatsApp bietet die Möglichkeit der Videokonferenz mit bis zu vier Personen oder normalen WhatsApp-Anrufen ohne die Videofunktion. Mit Skype können Besprechungen im Team getätigt werden. Die Gruppen-Webkonferenzfunktion in HD ermöglicht das Zusammenarbeiten von bis zu zehn Personen, auf jedem Gerät und unter jedem Betriebssystem. Das sollte für kurze Meetings im Home Office ausreichen.

Skype for Business ermöglicht Onlinebesprechungen mit Gruppen bis zu 250 Personen und bietet Unternehmen mehr Sicherheit. Skype for Business ist kostenpflichtig und für Unternehmen sehr interessant. Die Grundfunktionen sind Instant Messaging, IP-Telephonie, Videokonferenz, Datei-Transfer, Kontakte aus Outlook Microsoft Exchange Server.

Zoom ist eine kostenpflichtige Web-Applikation, die Telefonie, Konferenzen, Schulungen und Instant Messaging unter einer Oberfläche vereint. Es können bis zu 1.000 Videoteilnehmer teilnehmen bis zu 49 Videos gleichzeitig angezeigt werden. Zoom enthält eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine Verwaltung für Benutzerrechte und Passwortschutz. Zoom bietet Team-Chat, Gruppenchats, Suchverläufe, Dateifreigaben und Kalenderfreigaben.

Microsoft Teams ist der Nachfolger für Skype for Business. Microsoft Teams nutzt die gleichen Voraussetzung, Sicherheitsstandard, und technischen Features. Microsoft Teams integriert als Komplettlösung eine Vielzahl von Funktionen wie Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz und Telefon. Am 21. Juni 2021 wird die Nutzung von Skype for Business eingestellt. Schon jetzt sollten alle Kunden von Skype for Business ein Upgrade auf Microsoft Teams durchführen.

Microsoft Teams bietet eine vereinheitlichte Verbesserung der Benutzeroberfläche für Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge. Teams ist in Office 365 integriert, in 26 Sprachen verfügbar und ermöglicht die Einbindung in weiteren Anwendungen. Aufgrund der weltweiten Coronakrise ist Microsoft Teams bis zum Jahr 2021 kostenfrei verfügbar.

Der webbasierende Dienst GoToMeeting bietet eine Plattform für Videoübertragungen und Bildschirmübertragung für bis zu 250 Teilnehmer. 25 Webcams können gleichzeitig genutzt werden.

Google Hangouts Meet bietet verschiedene Werkzeugen wie E-Mail, Terminplaner, Dokumentenbearbeitung und mehr. Google Hangouts Meet ist kostenpflichtig und unterstützt Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern. Die Spracherkennung kann Untertitel in Echtzeit erzeugen, die Sprachbarrieren auflösen kann.

Der webbasierte Dienst Slack (Searchable Log of All Conversation and Knowledge) ist für kleine Teams kostenlos und bietet einen umfangreichen Nachrichtenaustausch. In den Teams können Unterhaltungen in Projekte oder Themen getrennt werden.

Cisco Webex bietet Videokonferenz und diverse Lösungen für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter oder Teams im Unternehmen. Die Teilnehmer können sich bei Webex über Desktop- oder Mobile-Apps in virtuelle Konferenzräume einklinken.

 

 

IT Sicherheit

Rechenzentren (RZ) und Serverräume sind eine sensible Angelegenheit: Sie beherbergen die zentrale IT-Infrastruktur wie Server, Storages und Switches. Die Informationstechnik (IT) ist eine nicht unwesentliche Geldanlage und die Komponenten speichern Ihre wertvollen Daten oder Ihrer Kunden. IT-Sicherheit ist ein wichtiges Thema.

Server & Netzwerk

Server sind für alle Organisationen und Unternehmen lebenswichtig. Die wichtigste Frage ist nicht die Leistung, sondern die Verwendung. Wie viel Verantwortung "hängt" an Ihrem Server? Was würde ein Ausfall bedeuten? Service wird nicht oft gebraucht, verhindert aber Schäden. Wir sorgen für gute Server und guten Support.

Optimale Funktion

Ein Unternehmen muss Sie sich auf die IT und EDV verlassen können. Dabei ist das A und O die zuverlässig starke Leistung und Ausfallsicherheit der Rechner. Schließlich geht es nicht nur um sensible Daten, sondern auch um die permanente Erreichbarkeit. Jede Minute, in der die Funktion eingeschränkt ist, bringt hohe Einbußen mit sich.

Kontakt

IT-Service. Serverwartung. IT-Dienstleistungen.

Keding Computer-Service
IT-Dienstleistungen
Frank Keding

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