 Softwarelösung für private Arbeitsvermittler, Personalberater und Headhunter
Übersicht
Stand: März 2008
Einführung
Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Informationen zum aktuellen
Leistungsumfang der Software effectivePERSONAL sowie zu bestimmten geplanten oder bereits
in Arbeit befindlichen Funktionen der Software.
Datenstruktur der Software
Die folgenden Informationen betreffen die grundlegende Datenstruktur der Software.
Die Struktur der Daten ist, ausgehend von Kontakten und Stellen, sehr leicht erweiterbar.
Kontakte
Kontakte bilden für alle Kunden, Firmen, Mitarbeiter und Bewerber einen einheitlichen Speicherort.
Je nach Kategorisierung eines Kontaktes kann ein Kontakt immer auch Bewerber, Kunde oder Mitarbeiter sein. Ein Kontakt kann auch alle diese Attribute übernehmen.
Weitere Kategorien können Sie benutzerdefiniert festlegen und ähnlich wie z.B. in MS Outlook
verwenden: Ein Kundenkontakt kann z.B. zusätzlich als „Multiplikator“ kategorisiert sein.
Zu Kontakten können die folgenden Informationen erfasst werden: Adressen (eine Adresse als Standardadresse, beliebig viele weitere Adressen) und Kommunikationswege (Telefon, Mobil,
eMail, Fax, Skype, WWW, ...), Verknüpfungen zu weiteren Daten wie Bewerberdaten, Kundendaten
und Mitarbeiterdaten, Notizen mit Erfassungsdokumentation (Notiz wann erfasst vom
wem), Bemerkungen (freies Textfeld) und Dateianhänge.
Beziehungen zwischen Kontakten
Kontakte können zueinander in Beziehungen stehen. Diese Beziehungen können sie auf einfache
Weise mithilfe von effectivePERSONAL abbilden.
Mit dieser Diagrammfunktion können Sie Ihren Kontakten Ansprechpartner und Stellvertreter
zuweisen. Sie könnten zum Beispiel ebenfalls festhalten, dass bestimmte Kontakte nichts voneinander
erfahren dürfen (rote Verknüpfung und entsprechender Text). Dies ist eventuell beim
Headhunting sinnvoll.
Über eine laufende Datenanalysefunktion stellt Ihnen effectivePERSONAL obendrein noch eine
Liste der gesamten Kontakthistorie zur Verfügung. Dabei erhalten Sie eine Übersicht über sämtliche
Vorkommnisse (Aufnahme ins System, Notizen, VGS-Termine, abgelaufene und geplante
Termine, Aufgaben, eMails, ...) in Zusammenhang mit einem Kontakt in chronologischer Reihenfolge.
Bewerber
Zusätzlich zu den reinen Kontaktdaten können sehr spezifische Bewerberinformationen gespeichert
werden. Das Programm „Bearbeiten Bewerberdaten“ verwaltet diese Informationen und
ermöglich die Bearbeitung und den Abschluss von Bewerbervorgängen inklusive der Dokumentation
des Erfolgsfalles für eine anschließende Vergütung. Dabei wurde berücksichtigt, dass Bewerber
durchaus auch mehr als einmal vermittelt werden können (beispielsweise, wenn sie nach
einigen Jahren wieder Kontakt zum Vermittler suchen).
Bewerberdaten umfasssen die folgenden Informationen: persönliche Daten (Geburtstag, Geburtsort,
Nationalität, Famlienstand usw.), Berwerbung (Daten zur konkret vorliegenden Bewerbung
wie Stellenbezeichnung, gelernter Beruf, Berufserfahrung, Gehaltsvorstellung uvm.), Qualifikation
(Sprachkenntnisse, Schulausbildung, Fahrerlaubnis, EDV usw.), Termine (Bewerberrunden,
Vorstellungsgespräche beim Kunden usw.), Stellen (Verknüpfung zur Stellenbörse und dokumentation
der Bewerbungstätigkeit), Notizen, Zuständigkeiten und Träger (Daten zu Arbeitsamt,
ARGE SGB II und Provisionsvermittlung) sowie eine Checkliste zur Dokumentation und zum
Ablesen des aktuellen Standes des Vorgangs.
Dieses Programm stellt ebenfalls eine Reihe von Druckausgaben zur Verfügung:
Die Druckausgaben können geändert werden und es können jederzeit neue Druckabrufe hinzugefügt
werden. Dabei kommen zum Beispiel Textbausteine (mit Platzhaltern für vorgefertigte
Formulierungen wie z.B. Briefanreden) zum Einsatz oder sogar selbst erstellte Druckskripte,
welche völlig frei auf die Datenbank zugreifen können und so alle Arten von Dokumenten erstellen
lassen.
Bewerberprofile
Die Software kann Bewerberprofile in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stellen. Das
gebräuchlichste Format stellt der Druck eines Kurzprofils dar. Hier sind die allgemeinen Angaben zu einem Bewerber enthalten. Durch Umleiten des Druckjobs kann ebenfalls eine PDF-Datei
erzeugt werden.
Zusätzlich bietet diese Möglichkeit auch das Erstellen eines anonymisierten Profils, in welchem
die personenbezogenen Daten entfernt wurden und die Kontaktdaten durch die Telefonnummern
und E-Mail Adressen des Vermittlers ersetzt werden.
Bewerberprofile lassen sich zudem auch in einem XML-Format ausspielen, welches den leichten
Austausch mit anderen Nutzern von effectivePERSONAL ermöglicht. In dieser XML-Datei sind
alle zum Kontakt gespeicherten Daten (Kontaktdaten, Bewerberdaten, Dateianhänge, Adressen,
...) enthalten.
Weiterhin können über angepasste Druckabrufe und Exportskripte weitere Profile jedes Umfangs
erstellt und ausgegeben werden.
Kunden
Kundendaten erweitern die Kontaktdaten um abrechnungsrelevante Daten oder Einsatzorte (Filialen)
für mögliche Bewerber. Abrechnungsrelevante Daten sind z.B. die Provisionsvereinbarungen
zwischen dem Vermittler und den Kunden im Erfolgsfall.
Mitarbeiter
Auch Mitarbeiterdaten werden als Kontakt abgelegt und durch das Programm „Bearbeiten Mitarbeiterdaten“
durch Informationen zum Unternehmen ergänzt wie z.B. individuelle Kontaktdaten,
Briefvorlagen/Geschäftspapiere, Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Benutzerkonto usw...
In den Mitarbeiterdaten können beispielsweise bestimmte Informationen für die Verwendung im
Briefpapier oder in Druckabrufen (Stempel) hinterlegt werden.
Stellen
Stellenausschreibungen werden in Abhängigkeit eines Kunden erfasst und bieten Ihnen die Möglichkeit,
analog zur Erfassung der Bewerberqualifikationen, Anforderungen für die jeweilige
Stelle festzulegen.
Für ein genaueres Matchingergebnis wird derzeit der Berufsbezeichnungskatalog der Bundesagentur
für Arbeit in die Software integriert.
Stellenhistorie
In der Stellenhistorie dokumentieren Sie die Vermittlung Ihrer Bewerber für die jeweilige Stelle in Form von konkreten Bewerbungen und den jeweiligen Resultaten (Angenommen/Vermittelt,
Abgelehnt, usw.).
Stellenexoprt
effectivePERSONAL kann Stelleninformationen auf unterschiedlicheWeise exportieren. Im Programm „Bearbeiten Stellen“ haben Sie zu den DV-technisch relevanten Teilen in der Stellenbeschreibung
und der Qualifikation zusätlich noch die Möglichkeit, mithilfe von Textbausteinen
und HTML-Templates einen Export für Webseiten zu realisieren.
Stellenausschreibungen können bald ebenfalls per HR-XML (genauer BA-HR-XML) an entsprechende
Webseiten (z.B. VAM der BA) weitergegeben werden.
Matching
Das automatische Bewerbermatching ist ein wesentlicher Bestandteil des Vermittlungsprozesses.
Beim automatischen Matching führt die Software eine Vorauswahl der Bewerber anhand der in
den Bewerber- und Stellenprofilen gemachten Angaben durch und gibt die Liste der möglichen
Treffen nach Übereinstimmungsgrad sortiert zurück.
Das automatische Matching verfügt über drei Betriebsmodi: Bewerber-Stellen, Stellen-Bewerber
und Vollständig.
Modus: Bewerber-Stellen
Bei dieser Betriebsart wird ausgehend von einem Bewerberprofil mit bestimmten Qualifikationsund
Bereitschaftsmerkmalen eine Anzahl möglicher Stellenprofile ermittelt und ausgegeben. Dabei
werden die gefundenen Profile nach Grad der Übereinstimmung mit dem Bewerberprofil absteigend
sortiert angezeigt.
Modus: Stellen-Bewerber
Bei dieser Betriebsart wird analog zum Bewerber-Stellen-Matching ausgehend von einem Stellenprofil
mit bestimmten Qualifikations- und Bereitschaftsmerkmalen eine Anzahl möglicher
Bewerberprofile ermittelt und ausgegeben. Dabei werden die gefundenen Profile nach Grad derÜbereinstimmung mit dem Bewerberprofil absteigend sortiert angezeigt.
Modus: Vollständig
Diese Betriebsart fasst die vorangehenden Modi zusammen und ermittelt aus allen gespeicherten
Stellen- und Bewerberprofilen passende Kombinationen. Dabei können Doppeltnennungen und
die maximale Anzahl der Verbindungen pro Stelle/Bewerber eingeschränkt werden.
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